Factuurvoorbeeld

Het factuurnummer is het nummer dat u gebruikt voor uw e-factuur. Als u een creditfactuur maakt, voeg dan een volgnummer toe.

De factuurdatum is de datum waarop u de e-factuur verstuurt.

Geef hier een algemene omschrijving van de goederen of diensten die u heeft geleverd.

Het ordernummer of referentie is een nummer dat de opdrachtgever (uw klant) meegeeft aan zijn bestelling bij u. Soms gebruikt uw opdrachtgever hiervoor een ander woord zoals: referentienummer, orderreferentie, inkoopordernummer, middelenbestedingsnummer, opdrachtnummer/referentie. Dit zijn verschillende woorden, maar ze gaan over hetzelfde.

De factuur gaat altijd over 1 inkoopopdracht.

Wanneer u het ordernummer niet weet, kunt u contact opnemen met uw opdrachtgever.

Let op: vermeld het juiste ordernummer op de e-factuur. Als u een verkeerd ordernummer/referentie op uw factuur zet (bijvoorbeeld met spaties, punten, een verkeerd nummer of het woord 'ordernummer'), dan duurt het langer voordat uw opdrachtgever betaalt of uw e-factuur wordt niet betaald. U krijgt een foutmelding per e-mail. Sommige ministeries voegen leestekens toe aan hun ordernummer. Schrijf deze wel op.

Uw opdrachtgever kan aangeven dat u orderregelnummers of positienummers moet opnemen op uw e-factuur. Neem deze nummers 1 op 1 (zonder toevoegingen) per factuurregel over. U kunt het orderregelnummer invullen onder ‘Omschrijving’.

U moet het btw-tarief invullen. In het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid kan dit 0%, 9%, 21% of BTW VERLEGD zijn.

Als u BTW VRIJGESTELD wilt toepassen, kiest u 0% en noteert u bij 'Omschrijving' de tekst 'BTW VRIJGESTELD'. Bekijk de richtlijnen van de Belastingdienst voor het juiste btw-tarief voor uw goederen of diensten.

Btw-tarieven Belastingdienst

Op de e-factuur vult u de naam, het adres en de plaats (NAW-gegevens) van uw onderneming in:

• naam van uw onderneming
• straatnaam + huisnummer/postbusnummer
• postcode
• plaats
• land

Als u het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid gaat gebruiken, moet u zich registreren met een KVK- of DUNS-nummer.

Als u uw onderneming inschrijft in het Handelsregister, krijgt u een uniek KVK-nummer van 8 cijfers. Een KVK-nummer laat zien dat u officieel ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel.

Het DUNS-nummer is een nummer van 9 cijfers waarmee ondernemingen wereldwijd worden geïdentificeerd. U heeft dit alleen nodig wanneer uw bedrijf buiten Nederland is gevestigd en u geen KVK-nummer heeft. Misschien moet u een extra '0' (voorloopnul) invullen om op een DUNS-nummer van 9 cijfers te komen.

Vraag hier uw DUNS-nummer aan

Uw btw-nummer staat altijd op de officiële factuur, dus ook op uw factuur die u verstuurt naar de Rijksoverheid.

Het Nederlandse btw-nummer bestaat uit:

1. De landcode ‘NL’
2. 9 cijfers
3. De letter 'B'
4. Een controlegetal van 2 cijfers.

Bijvoorbeeld: NL123456789B01.

Bent u zzp’er? Dan heeft u 2 btw-nummers:

1. Het omzetbelastingnummer (ob-nummer). Dit nummer gebruikt u voor contact met de Belastingdienst. Dus niet bij e-factureren.
2. Het btw-identificatienummer (btw-id). Registreer dit nummer in het Leveranciersportaal.

Dit is uw eigen e-mailadres. U krijgt geen bevestiging als uw e-factuur goed is aangekomen. U krijgt wel een e-mail op dit adres wanneer de verzending van uw e-factuur niet goed gaat.

Op de e-factuur vult u de naam, het adres en de plaats (NAW-gegevens) van uw klant in:

• naam onderneming
• straatnaam +huisnummer
• postcode
• plaats
• land

Elke rijksoverheidsorganisatie heeft een eigen Organisatie-identificatienummer (OIN) van 20 cijfers. De rijksoverheidsorganisatie gebruikt dit nummer om veilig informatie uit te wisselen met ondernemers en organisaties.

Stuurt u een e-factuur vanuit uw boekhoudpakket? Vul dan het OIN van uw klant in. Vaak kunt u het OIN toevoegen aan de gegevens van uw klant in uw boekhoudpakket. Het OIN staat in de opdrachtbrief. Weet u niet welk OIN u moet gebruiken op uw e-factuur? Vraag dit dan aan uw contactpersoon bij de opdrachtgever.

OIN & contactgegevens financiële administraties

Gebruikt u het Leveranciersportaal voor uw e-factuur? Als u een factuur aanmaakt, kunt u zoeken op het OIN of de naam van de rijksoverheidsorganisatie. Het OIN is gekoppeld aan de organisatie die u kiest.