Factuurvoorbeeld

Het factuurnummer is het nummer dat u aan de factuur geeft (het is uw factuur en dus ook uw factuurnummer).

De factuurdatum is de datum waarop de factuur is uitgereikt.

Geef hier een algemene omschrijving van de geleverde goederen of diensten.

Het ordernummer of referentie is een nummer dat de opdrachtgever (uw klant) 'meegeeft'  aan zijn bestelling bij u. Veelgebruikte termen hiervoor zijn ook: referentienummer, orderreferentie, inkoopordernummer, middelenbestedingsnummer, opdrachtnummer/referentie. Verschillende termen, maar ze bedoelen hetzelfde. 

De factuur heeft altijd betrekking op 1 inkoopopdracht.

Let op dat u dit nummer correct invult. Een onjuiste referentie (bijvoorbeeld met spaties, punten, een verkeerd ordernummer of het woord 'ordernummer' vermelden) kan leiden tot een langere verwerkingstijd of zelfs tot uitval van uw e-factuur.

In de door u ontvangen opdracht(bevestiging) kunnen naast het ordernummer ook orderregelnummers zijn opgenomen. Voor de verschillende producten/diensten zijn in dat geval aparte orderregels opgenomen. Elke regel heeft een apart regelnummer.

Wanneer uw klant bij de Rijksoverheid in de opdracht(bevestiging) aangeeft dat u de orderregelnummers (ook wel positienummers genoemd) moet noemen op uw e-factuur, dan moet u de  regelnummers in uw e-factuur 1-op-1 overnemen.

In het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid kan u, als uw opdrachtgever dat heeft ingesteld, per factuurregel het bijbehorende orderregelnummer opnemen.

Het btw-tarief moet u invullen. In het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid kan dit 0%, 9%, 21% of BTW VERLEGD zijn.

Als u BTW VRIJGESTELD wilt toepassen, kiest u 0% en noteert u bij 'Omschrijving' de tekst 'BTW VRIJGESTELD'. Raadpleeg de richtlijnen van de Belastingdienst voor de juiste toepassing van het btw-tarief.

Op de e-factuur vult u de NAW-gegevens van uw onderneming in.

• Naam onderneming
• Straatnaam + huisnummer/postbusnummer
• Postcode
• Plaats
• Land

Als u gebruik gaat maken van het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid kunt u zich registreren met een KVK- of DUNS-nummer.

Als u uw onderneming inschrijft in het Handelsregister, krijgt u een uniek 8-cijferig KVK-nummer. Een KVK-nummer laat zien dat u officieel ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel.

Het DUNS-nummer is een 9-cijferig nummer waarmee ondernemingen wereldwijd worden geïdentificeerd. U heeft dit alleen nodig wanneer uw bedrijf buiten Nederland is gevestigd en u geen KVK-nummer heeft. Mogelijk moet er een voorloopnul '0' worden opgenomen om op een 9-cijferig DUNS-nummer te komen.

Uw btw-identificatienummer (btw-id) gebruikt u voor al uw contacten met klanten en leveranciers. Dus ook met de rijksoverheid. 

Het Nederlands btw nummer ziet er zo uit: landcode NL, 9 cijfers, letter B, en een controlegetal van 2 cijfers. Bijvoorbeeld: NL123456789B01.

NB: Bent u zzp'er? Dan heeft u ook een omzetbelastingnummer (ob-nummer). Dit nummer gebruikt u alleen bij uw correspondentie met de Belastingdienst en dus niet bij e-factureren.

Let op, belangrijk: dit is uw eigen e-mailadres! U ontvangt geen bevestiging als uw e-factuur goed is aangekomen. U ontvangt wel een e-mail op dit adres wanneer er zich een probleem voordoet tijdens de verzending.

Op de e-factuur vult u de NAW-gegevens van uw klant in.

• Naam onderneming
• Straatnaam +huisnummer
• Postcode
• Plaats
• Land

Elke rijksoverheidsorganisatie heeft een eigen Organisatie-identificatienummer (OIN) van 20 cijfers. Zij gebruikt dit nummer om veilig gegevens uit te wisselen met ondernemers en organisaties.

Stuurt u uw rekening vanuit uw administratiesoftware? Vul dan het OIN van uw klant in. U vindt dit nummer in de opdrachtbrief. Weet u niet welk OIN u moet gebruiken op uw e-factuur? Vraag dit dan aan uw contactpersoon. 

Gebruikt u het Leveranciersportaal voor uw e-factuur? Dan is het OIN gekoppeld aan de organisatie die u selecteert.