Wanneer u een product of dienst levert aan een onderdeel van de Rijksoverheid, krijgt u te maken met een ordernummer. Maar wat betekent dit en waarom is het belangrijk? In dit artikel leggen we uit wat een ordernummer is, hoe u dit gebruikt bij het sturen van een e-factuur en waar u op moet letten.
Wat betekent ordernummer?
Het ordernummer is een uniek nummer dat de opdrachtgever (uw klant) aan zijn bestelling bij u meegeeft. Dit nummer wordt anders genoemd, namelijk:
- Inkoopordernummer
- Kostenplaatsnummer
- Verplichtingennummer
- Bestelnummer
- Middelenbestedingsnummer
- Lightbon
- Referentienummer
Deze verschillende termen verwijzen allemaal naar hetzelfde: een nummer dat gekoppeld is aan een specifieke bestelling.
Waarom is een ordernummer belangrijk?
Een ordernummer is nodig voor de verwerking van uw e-factuur. Het zorgt ervoor dat uw factuur gekoppeld kan worden aan de juiste inkoopopdracht. Elke factuur gaat altijd over één inkoopopdracht en het ordernummer helpt om uw betaling goed te laten verlopen.
Wanneer u een verkeerd ordernummer invult, bijvoorbeeld door het toevoegen van bijvoorbeeld spaties of punten, kan dit leiden tot vertraging in de betaling of zelfs tot afwijzing van uw e-factuur. In dat geval ontvangt u een foutmelding per e-mail. Sommige ministeries voegen leestekens toe aan hun ordernummers. Zorg ervoor dat u deze op uw e-factuur overneemt.
Hoe gebruikt u een ordernummer?
Het ordernummer vindt u in de opdrachtbrief die u van uw opdrachtgever ontvangt. Vul dit nummer in bij het veld ‘Ordernummer’ in uw e-factuur. Gebruik het ‘OrderReference’-veld als uw boekhoudpakket hierom vraagt.
Weet u het ordernummer niet of kunt u het niet vinden in de opdrachtbrief? Neem dan contact op met uw opdrachtgever. Zij kunnen u het juiste ordernummer geven. Vul in ieder geval nooit een willekeurig nummer in.
Heeft u vragen?
Heeft u vragen over de status van een betaling, het juiste ordernummer of andere inhoudelijke vragen over uw e-factuur? Neem contact op met uw opdrachtgever.